A causa della pandemia di Coronavirus, le associazioni mediche non hanno potuto tenere normalmente le assemblee in presenza.
Per ovviare a questa problematica, molte associazioni hanno provato ad utilizzare la tecnologia a disposizione, con poche conoscenze e capacità informatiche, con votazioni per corrispondenza e altre cose poco pratiche per tutti i soci.
Il risultato di tutto questo è stata una partecipazione di scarsa qualità digitale, senza votazioni in diretta e senza la possibilità di permettere a tutti di condividere in tempo reale le proprie opinioni e idee.
In questo articolo vedremo qualche consiglio utile per realizzare assemblee di associazioni mediche online senza problemi.
Consigli utili per realizzare l’assemblea online
L’esigenza delle assemblee online, in questo periodo storico, nasce soprattutto dal bisogno di abbattere le restrizioni dovute alla pandemia, ma anche senza restrizioni, è molto utile organizzare tali assemblee in modalità online.
Come ben sappiamo, i professionisti sanitari lavorano con turni spesso stancanti, emergenze dell’ultimo minuto e devono destreggiarsi tra vita privata e vita lavorativa.
Per questo motivo, le assemblee online potrebbero diventare la normalità anche dopo l’emergenza sanitaria poiché, probabilmente, faciliterebbero la partecipazione di più persone.
Ma sarebbe impensabile organizzare e gestire un’assemblea online con le stesse modalità di quella in presenza, ecco perché abbiamo creato questo articolo con qualche consiglio utile su come destreggiarsi al meglio con questa nuova tecnologia, sfruttando tutte le sue risorse.
Per prima cosa, almeno i soci principali dell’associazione medica dovrebbero avere una certa conoscenza dei mezzi tecnologici in modo da essere in grado di utilizzare senza problemi la piattaforma online prescelta per le assemblee e condividere e caricare facilmente i documenti.
Inoltre, con una conoscenza discreta della piattaforma online, sarà possibile organizzare delle sessioni in streaming per insegnare agli altri soci come utilizzarla, come fare il log-in e dove trovare i documenti.
Il presidente dell’associazione medica dovrà dare informazioni su come si svolgerà l’assemblea online e potrebbe essere utile avere un’assistente che gestisca gli ingressi all’assemblea, gli interventi e la chat.
La modalità più idonea per svolgere le assemblee delle associazioni mediche, è certamente un meeting con videocamera, poiché permetterà ai soci di avere un contatto visivo ed essere riconosciuti con certezza oltre a permettere a tutti di intervenire vocalmente e in diretta.
Nei webmeeting, si parla uno alla volta, per questo motivo è bene decidere la durata degli interventi e gestirli, in modo da impedire a chiunque di sovrastare un altro socio.
La piattaforma per assemblee online
La piattaforma online deve essere in grado di coprire tutte le esigenze dell’assemblea e possedere le seguenti caratteristiche:
- Deve avere un’interfaccia semplice ed intuitiva;
- Deve essere personalizzabile in base alle esigenze di ogni associazione medica e facile da utilizzare;
- Possibilità di redigere e condividere facilmente l’ordine del giorno, i verbali e altri documenti;
- Garantire il riconoscimento dei soci e dare la possibilità di segnare le presenze e le assenze;
- Permettere lo scambio immediato di documenti tra i soci;
- Dare la possibilità ai soci di intervenire tramite audio e video, e tramite una chat;
- Permettere di gestire facilmente gli interventi;
- Garantire la privacy dei soci durante le votazioni, permettere di votare legalmente ed elaborare velocemente i risultati;
- Dare la possibilità di registrare l’assemblea almeno nella parte audio (previo consenso dei partecipanti) per facilitare le operazioni di trascrizione dei verbali;
- Avere un’area privata per ogni socio in cui consultare documenti, verbali, report, ecc.
La nostra soluzione
Se hai bisogno di un’assemblea online professionale e curata in ogni fase e fin nei minimi dettagli, noi di EBS Consulenza E-Learning da anni organizziamo eventi, conferenze, web-meeting e assemblee per il settore sanitario.
Insieme troveremo lo strumento più adeguato per soddisfare le tue esigenze.
I nostri professionisti si occuperanno a 360° di ogni aspetto di qualsiasi tipo di riunione o assemblea online, a partire dall’organizzazione fino all’assistenza tecnica.
Possiamo usare strumenti online che ci permettono di creare una stanza principale e diverse sotto-stanze per la consultazione anche tra un numero più ristretto di persone e in cui saranno presenti delle lavagne virtuali.
Inoltre, le associazioni mediche potranno condividere facilmente contenuti multimediali con tutti i partecipanti all’assemblea, come ordini del giorno, verbali, materiale illustrativo, brochure, relazioni, ecc. oltre a permettere a ognuno di avere un’area personale in cui poter visualizzare e scaricare in qualsiasi momento i diversi documenti.
I nostri professionisti saranno a disposizione dell’associazione per qualsiasi esigenza anche durante lo svolgimento dell’assemblea online, sia che si tratti della risoluzione di un problema tecnico, sia che ci sia la necessità di assistenza sulle funzionalità e risorse della piattaforma online.
Inoltre, creeremo uno o più tutorial per spiegare come si utilizza la piattaforma online per assemblee e tutte le sue risorse.
La nostra soluzione è completamente personalizzabile e sicura: i dati dei soci dell’associazione saranno al sicuro e, durante le votazioni, la loro privacy verrà garantita al 100%. Infine, i risultati delle votazioni potranno essere anche elaborati per ottenere report.
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