Il webinar è una della modalità di formazione e informazione più apprezzate globalmente.
I relatori trovano semplice utilizzare le piattaforme che mettono a disposizione questo servizio mentre gli utenti hanno la possibilità di interagire in diretta con il relatore, chiedendogli informazioni e delucidazioni sull’argomento trattato.
Il successo dei webinar
In questo periodo, complice l’emergenza sanitaria, abbiamo assistito a un aumento degli eventi trasmessi in streaming: si è trattato di convegni per professionisti, corsi di aggiornamento, riunioni tra colleghi, didattica e formazione a distanza, ecc., che avevano in comune la necessità di trasmettere in diretta.
La piattaforma più utilizzata è Zoom che, grazie alla sua praticità e comodità di utilizzo, ha permesso a tantissime persone di continuare a insegnare e ad apprendere.
Ma anche tante altre piattaforme sono state ottimizzate o create per fornire la possibilità di fare webinar, poiché può essere utilizzato in qualsiasi campo senza alcun limite e da qualsiasi ente, istituzione, azienda e professionista.
Pensiamo, ad esempio, alla DAD, acronimo di Didattica a Distanza, di cui abbiamo sentito molto parlare tra inconvenienti e critiche oppure a tutte quelle aziende che hanno bisogno di erogare corsi; ancora, pensiamo ai coach di qualsiasi disciplina (motivazionale e non) che possono raggiungere persone in tutto il mondo con i loro interventi in webinar.
Dunque, il webinar fornisce soluzioni pressoché infinite in qualsiasi campo.
In cosa consiste l’assistenza tecnica in un webinar?
Chi organizza e gestisce un webinar trova molto semplice l’utilizzo delle piattaforme, ma si rende anche conto che ci devono essere particolari attenzioni affinché tutto proceda per il meglio e, soprattutto, affinché vengano portati avanti gli obiettivi prefissati.
Fin quando il webinar è seguito in una cerchia ristretta di amici e conoscenti, va bene non organizzare ogni minimo dettaglio, ma per un webinar professionale che risulti essere di successo bisogna organizzare e gestire molte cose prima, durante e dopo la diretta streaming.
Non basta, quindi, scegliere una piattaforma, fare un po’ di pubblicità, collegarsi alla diretta e parlare ai partecipanti.
Bisognerà non solo saper gestire al meglio ogni problematica, ma prevedere tutta una serie di cose:
- Organizzare un piano editoriale, ovvero un calendario degli eventi;
- Organizzare i contenuti;
- Organizzare la scaletta degli interventi nel caso di più relatori;
- Coordinare i relatori;
- Coinvolgere il pubblico;
- Comunicare con precisione piattaforma, date e orari di svolgimento del webinar;
- Ottenere dei feedback sui problemi tecnici e di apprezzamento o criticità;
- Risoluzione di problemi tecnici.
Come si è potuto notare, per assistenza tecnica, non si intende solo risolvere problemi riguardanti l’audio e il video durante la diretta, ma si tratta di organizzare e gestire l’andamento intero del webinar non solo durante il suo svolgimento ma anche nelle fasi prima e dopo.
Ad esempio, è importante organizzare i contenuti in modo da non sforare i tempi, soprattutto quando devono intervenire più relatori che andranno coordinati per inserirli nel webinar senza interruzione del servizio.
Ottenere dei feedback è importante per risolvere immediatamente i possibili problemi tecnici, ma è importante sapere anche cosa è stato o non è stato apprezzato del webinar e capire, così, su cosa bisogna lavorare maggiormente per migliorare il corso a distanza.
Già da questi semplici esempi è possibile capire che non basta solo la piattaforma di streaming, ma anche altri strumenti e competenze per rendere quanto più piacevole possibile l’esperienza sia per gli utenti, sia per i relatori.
Le fasi dell’assistenza tecnica
Dalle informazioni acquisite fin ora, appare chiaro che l’assistenza tecnica per un webinar professionale prevede tre fasi principali e imprescindibili:
- Pre-webinar
- Scelta della piattaforma e del format;
- Individuazione del target di utenti;
- Raccolta e gestione delle iscrizioni;
- Invio di inviti e notizie periodiche agli iscritti;
- Test simulati di collegamento con utenti e relatori;
- Consulenza su come pianificare e preparare l’evento.
- Webinar in corso
- Apertura della stanza virtuale del webinar;
- Allestimento della grafica della stanza, organizzazione e caricamento del materiale educativo e informativo, dei quiz, dei sondaggi, ecc.;
- Collegamento con i relatori;
- Inizio della diretta ed eventualmente avviamento della sua registrazione;
- Gestione del software, della piattaforma FAD e degli strumenti interattivi;
- Monitoraggio della chat, dei sondaggi e dei quiz interattivi e organizzazione dei risultati da mostrare in diretta;
- Risoluzione dei problemi tecnici in diretta di utenti e relatori.
- Post-webinar
- Raccolta e gestione delle segnalazioni di problemi tecnici tramite call center, web-form, o mail;
- Gestione dei report su partecipazione e gradimento;
- Gestione dei report di quiz e sondaggi;
- Editing dell’eventuale registrazione.
La cosa più sbagliata da fare è improvvisare!
Se si è relatore e non si hanno le competenze e le conoscenze necessarie per gestire tutta l’assistenza tecnica si rischierà di fare tantissimi errori che si rifletteranno sulla qualità del webinar abbassandola e, di conseguenza, perdendo iscritti.
Se si è una agenzia che si è sempre occupata di organizzare corsi in aula, è molto importante farsi supportare da personale specializzato in corsi a distanza, in modo da continuare a dare un buon servizio ai propri clienti.
In conclusione, se non si tratta di una videochiamata tra un gruppo ristretto di collaboratori e amici, è meglio affidarsi ai professionisti del settore: Noi di EBS Consulenza E-Learning ci occupiamo da più di 10 anni della gestione e dell’assistenza tecnica in ogni fase dei corsi professionali online sincroni, quindi di eventi in diretta streaming, congressi, webinar, ecc., della loro registrazione, editing ed esportazione, usando le migliori Piattaforme FAD presenti nel mercato.
