Gli eventi ibridi sono corsi, convegni, conferenze o simili che si svolgono in aula, quindi in presenza, ma vengono trasmessi anche online grazie alla diretta streaming dell’evento, dando modo anche ad altre persone di parteciparvi.
Gli eventi in presenza, per ovvie ragioni, sono organizzati con un numero limitato di presenti e, spesso, molte persone non possono parteciparvi perché non ci sono più posti disponibili, o l’evento è troppo lontano, o perché hanno altri impegni o perché non si possono allontanare da casa o dal luogo di lavoro.
Invece, gli eventi ibridi abbattono le limitazioni degli eventi in presenza, poiché alcune persone svolgeranno l’evento in presenza e lo trasmetteranno in diretta streaming a tutti coloro che non potranno partecipare.
Altra casistica di evento ibrido è quando ci sono collegamenti da remoto di due o più partecipanti principali dell’evento (presentatori, relatori, espositori, esperti, ecc.) in presenza, sempre con la trasmissione in streaming per gli “spettatori”.
Inoltre, in un periodo storico come questo, nel quale gli eventi in presenza sono molto limitati o impossibili a causa della pandemia Sars-Covid19, gli eventi ibridi sono un’ottima possibilità e soluzione.
Infine, i corsi ibridi possono essere tenuti, fondamentalmente, in qualsiasi momento della giornata, anche quando le aule, le sale, gli stand e i centri congressi fisici sono chiusi.
Esempi di eventi ibridi
Come abbiamo visto, ci sono diversi tipi di evento ibrido che possono essere organizzati per qualsiasi tipo di settore.
Ad esempio, in un corso formativo, l’evento ibrido potrebbe essere strutturato con uno/due tutor e un assistente per le riprese in aula e la classe che guarda la lezione in diretta streaming con la formula del web-meeting, quindi collegata in video conferenza e con a disposizione una lavagna virtuale su cui condividere appunti e idee.
Nel caso di un congresso, invece, si avranno i presentatori in uno studio o ufficio, magari assistiti da una regia, con collegamento da remoto con i relatori e gli spettatori in diretta streaming che possono interagire tramite la chat.
Oppure, nel caso di riunioni aziendali o di aziende di prodotti/servizi, gli organizzatori potrebbero stare nella stessa stanza, collegati da remoto con colleghi di altre sedi, mentre i dipendenti potrebbero essere collegati da remoto dal luogo di lavoro o comodamente da casa.
Infine, possiamo pensare a delle esposizioni di prodotti artigianali, enogastronomici, ecc. in piccoli stand, con un presentatore che li intervista e mostra il loro lavoro e prodotti, mentre da casa gli utenti partecipano da remoto, come se si trattasse di una fiera online.
Questi sono solo alcuni dei modi in cui la tecnologia degli eventi ibridi può essere sfruttata.
Come si organizza un evento ibrido?
La prima cosa che si deve fare per organizzare un evento ibrido è creare una scaletta che comprenda non solo l’ordine degli interventi dei relatori, ma che descriva anche tutte le attività che verranno svolte.
Ad esempio, il momento in cui verranno effettuati dei sondaggi e delle domande degli utenti, se ci saranno stanze virtuali aggiuntive, ecc.
In particolare, dovremo decidere e capire chi ci sarà in presenza: ad esempio solo i presentatori mentre i tutor o relatori interverranno da remoto; oppure tutti i “protagonisti principali” in presenza e così via.
Poi ci sarà bisogno di una regia che riprenda l’evento e altro personale che potrebbe aiutare a risolvere i problemi tecnici e a seguire gli interventi da remoto tramite chat, video, ecc.
Sempre in aula o in sala, potrebbero essere presenti anche altri esperti del settore e un numero ristretto di pubblico.
Molto importante è anche la figura del coordinatore, che si occuperà di gestire gli interventi nell’ordine giusto dando la parola, di volta in volta, a chi deve intervenire.
Il ruolo del presentatore sarà, invece, quello di introdurre e presentare chi interverrà e fare da tramite tra i relatori e gli utenti sia in presenza sia da remoto.
Il presentatore sarà assistito da un moderatore dei social, che si occuperà della comunicazione con gli utenti, di inviare loro sondaggi e raccogliere le domande da porre agli esperti.
Per fare in modo che la partecipazione da remoto sia coinvolgente, potrebbe essere utile l’inserimento di chat, sondaggi, quiz, lavagne virtuali, risorse scaricabili (brochure, e-book, buoni regalo e simili) e altri contenuti multimediali.
Dunque, in uno stesso evento, sarà possibile creare diverse sotto-stanze virtuali in cui i partecipanti potranno interagire tra di loro approfondendo le tematiche trattate, i prodotti e i servizi offerti, partecipando a workshop con laboratori didattici o informativi, ecc.
Infine, è molto importante lasciare i propri contatti al pubblico per poter essere contattati in un secondo momento e fissare degli appuntamenti.
Noi di EBS Consulenza E-Learning possiamo aiutarti a realizzare e organizzare il tuo evento ibrido in tutti gli aspetti. Partiremo dalla progettazione dell’evento, arricchendolo con diverse idee, risorse e tools online per migliorare il servizio e l’interazione tra relatori e utenti da remoto.
Ti assisteremo prima, durante e dopo l’evento ibrido seguendo nel dettaglio tutte le fasi, gestiremo la scaletta degli interventi e risolveremo qualsiasi problema tecnico.
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